'Intranet 1.0 is dood'

Dat zegt Jonas Nouwen, directeur van het Platform Internetbureaus Nederland (PIBN).

Het oude 1.0-systeem is jarenlang door duizenden bedrijven gebruikt, en nog steeds trouwens. ‘Het kenmerkt zich door een gesloten systeem, dat gericht is op medewerkers. Het wordt veel gebruikt om informatie uit te wisselen. Sinds eind jaren negentig was het lange tijd bijzonder handig en functioneel, maar steeds vaker voldoet het niet meer aan de vragen van deze tijd.’

Integratie

Zo is er bij steeds meer organisaties de wens om afzonderlijke systemen te integreren, tot een nieuw soort intranet. ‘Je ziet bijvoorbeeld dat bedrijven vroeger een intranet hadden voor interne communicatie, en een aparte website voor callcentermedewerkers met antwoorden op klantvragen. Nu worden die geïntegreerd. Zeker wanneer je veel verschillende systemen naast elkaar hebt (voorraad, financiële administratie, etc), is integratie wenselijk. Het is bijvoorbeeld efficiënt en er worden minder fouten gemaakt.’

Diverse vormen

Daarbij is maatwerk steeds belangrijker. ‘De ene organisatie wil iets met klantgegevens kunnen, de andere eist dat er ook van buiten het kantoorpand via smartphones toegang kan worden gezocht. Daarbij moet een antwoord worden gezocht op vragen van medewerkers. Een voorbeeld: medewerkers die buiten de officiële kanalen om Dropbox gebruiken. Ga je ook zoiets ontwikkelen op je intranet, of juist niet?’
In sommige gevallen willen bedrijven zelfs klanten toegang geven tot hun intranet. ‘Daarmee vervagen de grenzen tussen intranet en internet.’

Social media

De integratie van social media is een ander onderwerp. Een zzp’er kan het zelf nog wel af, maar grote bedrijven hebben soms speciale systemen om te luisteren naar klanten. ‘Dat kan ook van je intranet extra dingen vragen. Het is sowieso goed om er duidelijke afspraken over te maken: wie ontvangt de vragen, en wie is geautoriseerd om juridisch correcte antwoorden te geven?’

Groei

Hoewel de meeste bedrijven nog steeds de 1.0-variant gebruiken, zijn er steeds meer bedrijven die een modernere variant willen. ‘Meer bedrijven zien de potentie van een intranet als ondersteuning van de eigen bedrijfsprocessen. Ook in de crisis wordt geïnvesteerd. Als de marges onder druk staan, kun je meer klanten proberen te werven, maar je kunt ook proberen om je ict-proces te optimaliseren.’

Gevoelige informatie

Marc Woesthuis, managing director van TriMM, nuanceert de stelling dat het traditionele intranetmodel niet meer van deze tijd is. ‘Hoe je intranetomgeving er uit ziet, heeft alles te maken met de aard van de werkzaamheden van een organisatie. Voor verreweg de meeste en eigenlijk alle commerciële organisaties is het wenselijk om derden toegang te verlenen tot hun informatie en hun netwerk. We zien een toenemende vraag naar meer geïntegreerde oplossingen voor intra-, extra- en internetportalen. Maar organisaties die werken met zeer waardevolle, gevaarlijke en/of privacygevoelige informatie doen er goed aan hun intranet gesloten te houden. Veiligheid van die gegevens is de belangrijkste reden om alles binnenshuis te houden. Maar ook steeds strengere regelgeving zorgt ervoor dat bijvoorbeeld (semi)overheden, zoals de politie en defensie, er alles aan moeten doen om eventuele datalekken en inbraken te voorkomen.’